東京ミーティングサポート株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室運営に関連して取得する個人情報その他の利用者情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令、ガイドライン等を遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト nerfle.pro および当社の会議室サービス（以下総称して「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：東京ミーティングサポート株式会社
所在地：東京都港区芝大門2-8-11
電話番号：+81 3 6402 8796
メールアドレス：[email protected]
ウェブサイト：nerfle.pro
事業内容：会議室の運営、予約受付、関連サービスの提供
2. 取得する情報とその取扱い
当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、所属部署、役職
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 請求先情報、支払情報、予約履歴、利用日時、利用人数、利用目的
- お問い合わせ内容、アンケート回答、通信記録
- ウェブサイトの利用状況に関する情報（Cookie、IPアドレス、端末情報、ブラウザ情報、アクセスログ等）
- 防犯目的で撮影される映像情報（当社施設内に設置した防犯カメラにより取得する場合）
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。
- 会議室予約の受付、確認、変更、キャンセル対応
- 本サービスの提供、運営、維持、管理
- 利用料金の請求、決済処理、入金確認、債権管理
- 本人確認、利用者認証、不正利用防止
- お問い合わせ、苦情、相談等への対応
- 施設内設備、付帯サービス、案内、サポートの提供
- 重要なお知らせ、契約条件の変更、システムメンテナンス情報等の通知
- サービス改善、品質向上、統計分析、需要予測
- 防犯、事故防止、トラブル対応、施設保全
- 法令遵守、行政機関・裁判所・警察等への対応
- 当社サービスに関する営業活動、キャンペーン、アンケートの実施（法令上必要な同意がある場合に限ります。）
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、以下の場合に個人情報を取り扱います。
- 本人の同意がある場合
- 契約の履行または契約締結前の手続を行うために必要な場合
- 当社の正当な事業上の利益を達成するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
- 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
5. 個人情報の第三者提供および業務委託
当社は、法令に基づく場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
ただし、以下の場合には、必要な範囲で個人情報を提供または共有することがあります。
- 決済代行会社、請求関連事業者、システム保守事業者、予約管理システム提供事業者等への業務委託
- 清掃、警備、設備保守、通信回線、クラウドサービス等の提供事業者への委託
- 利用者からの問い合わせ対応や、利用料金の請求・回収に必要な場合
- 法令に基づき開示が求められた場合
当社が業務委託先に個人情報の取扱いを委託する場合、当社は適切な監督を行います。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供・移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者または外国に所在するサーバーへ移転することがあります。
この場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、移転先国の個人情報保護制度、移転先における保護措置、及び当該第三者の管理体制を確認し、必要に応じて本人の同意を取得するなど、適切な措置を講じます。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令により保存が義務付けられる期間に限り保有します。
- 予約・契約情報：契約終了後、法令上必要な期間および当社の業務上必要な期間
- 請求・決済関連情報：会計・税務関連法令に基づく保存期間
- お問い合わせ記録：対応完了後、一定期間
- アクセスログ・防犯カメラ映像：セキュリティ管理上必要な期間
保存期間満了後、当社は適切な方法により速やかに削除または匿名化します。
8. 利用者の権利
本人は、個人情報保護法に基づき、当社に対して、自己に関する保有個人データについて以下の請求を行うことができます。
- 開示の請求
- 内容の訂正、追加または削除の請求
- 利用停止、消去の請求
- 第三者提供の停止の請求
- 利用目的の通知の請求
- 一定の場合におけるデータポータビリティに関する情報提供の請求
- 法令上認められる範囲での処理への異議申立て
これらの請求を行う場合は、第12条の窓口までご連絡ください。本人確認のため、必要な情報のご提供をお願いすることがあります。
9. 同意の撤回
本人が個人情報の利用について同意した場合でも、法令上の制限がある場合を除き、いつでも同意を撤回できます。
同意の撤回を希望される場合は、第12条の窓口までご連絡ください。ただし、同意の撤回以前に適法に行われた取扱いの有効性には影響しません。また、同意の撤回により、一部サービスが利用できなくなる場合があります。
10. 苦情・相談の申立て
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、又はご不明点がある場合は、第12条の窓口までご連絡ください。
また、本人は、個人情報保護法その他の法令に基づき、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談・申出を行うことができます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- アクセス権限の制限および認証管理
- 通信および保存データの暗号化、またはそれに準ずる保護措置
- 従業者に対する教育・監督
- 委託先の選定および監督
- 不正アクセス対策、ウイルス対策、ログ管理
- 個人情報漏えい等が発生した場合の報告・対応体制の整備
12. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下までご連絡ください。
東京ミーティングサポート株式会社
所在地：東京都港区芝大門2-8-11
電話番号：+81 3 6402 8796
メールアドレス：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。
重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年10月2日